Lexikon Barrierefreie PDF-Dokumente

Kurz erklärt Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?

Barrierefreie PDF-Dateien sind digitale Dokumente, die so gestaltet sind, dass sie von allen Menschen gelesen und verwendet werden können, unabhängig von körperlichen oder kognitiven Einschränkungen.

Das bedeutet konkret: Menschen mit Sehbeeinträchtigungen können ein barrierefreies PDF-Dokument mit Screenreadern erfassen. Menschen mit motorischen Einschränkungen können sie über Tastaturbefehle bedienen. Und auch Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen finden sich dank klarer Strukturen besser zurecht.

Ein barrierefreies PDF unterscheidet sich von einem herkömmlichen PDF-Dateien durch seine technische Struktur. Es enthält zusätzliche Informationen, sogenannte Tags, die assistive Technologien auslesen können. Diese Tags beschreiben zum Beispiel, welcher Text eine Überschrift ist, wo Absätze beginnen und enden oder was auf einem Bild zu sehen ist.

Inhaltsübersicht

Gesetz Pflicht zu barrierefreien PDF-Dokumenten

Ab dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) zahlreiche Unternehmen. Das Gesetz ist die deutsche Umsetzung des European Accessibility Act. Es soll die Teilhabe für Menschen mit Beeinträchtigungen fördern.

Bis dato waren vor allem Behörden und öffentlichen Stellen dazu gesetzlich verpflichtet.

Doch auch abseits gesetzlicher Vorgaben bieten barrierefreie PDFs klare Vorteile:

Erweiterte Zielgruppe: Etwa 10 bis 15 Prozent der Bevölkerung profitieren direkt von barrierefreien Inhalten
Bessere Nutzbarkeit: Klare Strukturen helfen allen Nutzern beim Verstehen
Technische Vorteile: Screenreader, aber auch Suchmaschinen, können strukturierte PDFs besser erfassen
Rechtssicherheit: Schutz vor kostspieligen Abmahnungen

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) macht digitale Barrierefreiheit und damit auch barrierefreie PDF-Dokumente, die im Hinblick auf einen späteren Vertragsschluss eingesetzt werden, für viele Unternehmen zur Pflicht.

Voraussetzungen, Technik PDF/ UA-Standard

Konkrete technische Hinweise zur Erstellung barrierefreier PDFs liefert der Standard PDF/UA. Die Buchstaben UA stehen für „Universal Accessibility“. Die Anforderungen an PDF/UA sind in der DIN ISO 14289-1:2016-12 festgelegt.

Um die Vorgaben der PDF/UA-Kennzeichnung zu erfüllen, müssen Dokumente sowohl technische als auch inhaltliche Kriterien erfüllen. Die Grundlage dafür bildet das sogenannte Matterhorn-Protokoll. Es enthält 31 Prüfpunkte mit insgesamt 136 Konformitätskriterien, unter anderem für:

Strukturierung und Tags:

Alle Inhalte müssen mit semantischen Tags versehen sein
Überschriften müssen hierarchisch strukturiert werden (H1, H2, H3 …)
Listen, Tabellen und andere Elemente benötigen passende Tags

Alternative Texte:

Alle Bilder und Grafiken benötigen beschreibende Alternativtexte
Dekorative Elemente müssen entsprechend als solche markiert werden

Lesereihenfolge:

Der logische Lesefluss muss definiert sein
Inhalte müssen in der richtigen Reihenfolge erfasst werden können

Kontraste und Farben:

Ausreichende Kontraste zwischen Text und Hintergrund sind Pflicht
Informationen dürfen nicht ausschließlich über Farben vermittelt werden

Erstellung Wie barrierefreie PDFs erstellen?

Quelldokument verbessern

Der beste Weg zu einem barrierefreien PDF beginnt schon bei der Erstellung des Ursprungsdokuments. Ob Word, Pages, Adobe InDesign oder andere Programme – wenn das Quelldokument bereits strukturiert ist, wird die spätere Konvertierung deutlich einfacher.

Professionelle Nachbearbeitung

Programme wie Apple Pages oder Adobe Acrobat Pro bieten Funktionen wie „PDF automatisch Tags hinzufügen“. Diese automatische Bearbeitung reicht jedoch in der Regel nicht aus. Meist ist eine manuelle Nachbearbeitung durch Fachleute notwendig, um alle Anforderungen zu erfüllen.

Prüfung und Validierung

Jedes barrierefreie PDF sollte mit speziellen Tools wie dem PDF Accessibility Checker (PAC) überprüft werden. Diese Tools prüfen die Einhaltung technischer Standards und erstellen nachvollziehbare Prüfberichte.

Praktische Tipps

Bestandsaufnahme: Erfassen Sie zunächst alle öffentlich zugänglichen PDFs oder solche, die an Kunden weitergegeben werden.
Priorisierung: Beginnen Sie mit den am häufigsten genutzten Dokumenten, welche formal barrierefrei sein müssten.
Prozesse anpassen: Etablieren Sie Workflows, damit neue PDFs von Anfang an barrierefrei erstellt werden.
Expertise aufbauen: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden oder arbeiten Sie mit erfahrenen Dienstleistern zusammen.

FAQ Häufige Fragen zu barrierefreien PDFs

Welche Unternehmen müssen ab 2025 barrierefreie PDFs bereitstellen?

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) betrifft vor allem E-Commerce-Anbieter, Banken, Versicherungen, Telekommunikationsunternehmen und B2B-Unternehmen, die Dienstleistungen für Endkunden anbieten und nicht als Kleinstunternehmen gelten. Mit unserem BFSG-Check ist das für den ersten Blick einfach zu prüfen. Auch öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet – sie bereits seit Längerem.

Was kostet die Erstellung barrierefreier PDFs?

Die Kosten hängen stark von Seiten-Umfang und Struktur-Aufbau des Dokuments ab:

Einfache PDFs mit Fließtext: ab ca. 50 Euro
Aufwendige Layouts mit Tabellen oder Grafiken: bis zu 500 Euro
Schulungen für Mitarbeitende: zwischen 500 und 2.000 Euro

Wie aufwändig ist die Erstellung oder Nachbearbeitung?

Ein gut strukturiertes Word-Dokument lässt sich in ein bis zwei Stunden barrierefrei umwandeln. Bei komplexen InDesign-Dateien oder älteren PDFs kann der Aufwand deutlich höher sein – je nach Umfang auch mehrere Tage.

Was sind die größten Stolpersteine bei barrierefreien PDFs?

Herausfordernd sind oft:

Mehrspaltige Layouts
Interaktive Formulare
Grafiken ohne Beschreibung
Nachträgliche Anpassung älterer PDFs

Gibt es Fördermöglichkeiten oder Unterstützung?

Je nach Branche oder Bundesland können Förderprogramme für digitale Barrierefreiheit beantragt werden. Auch externe Dienstleister oder spezialisierte Agenturen bieten Unterstützung bei Analyse, Schulung und Umsetzung.

Barrierefreies PDF Fazit

Barrierefreie PDFs sind ein Zeichen moderner, kundenorientierter Kommunikation. Der Aufwand bleibt überschaubar – vor allem, wenn die Prozesse frühzeitig angepasst werden.

Unternehmen, die das Thema proaktiv angehen, sichern sich nicht nur rechtlich ab. Sie stärken auch ihre Marke und verbessern die Nutzererfahrung für alle.

Quellen, weiterführende Links

Bei Erstellung und Formulierung dieser Inhalte hat uns künstliche Intelligenz unterstützt. Vor Veröffentlichung durch den unten genannten Autor wurden alle Angaben fachlich überprüft, ggf. korrigiert und ergänzt.

Autor

Jan Schwemler

Als Chief of Pixel ist Jan im Bereich Webdesign und KI bei NETPROFIT tätig. Er ist für die Gestaltung von Kundenprojekten sowie die Nutzung künstlicher Intelligenz (KI) verantwortlich.

Suche

Home

Anrufen

Kontakt

nach oben