10+ Projektmanagement-Software, Tools, Apps im Praxis-Test

Too long, didn’t read (TL;DR)

Sorry, aber man kann diese ganzen Software-Lösungen nicht in zwei Sätzen über einen Kamm scheren. Wir haben Wochen mit dem Testen verbracht und die Erstellung dieser Artikel-Serie hat Tage gedauert.
Folglich hilft (hoffentlich) jede Tool-Beschreibung und Bewertung. Also hol Dir eine (große) Tasse Tee, Kaffee oder was auch immer und los geht’s! 😉

50+ Online-Software, Desktop-Tools, Mobile-Apps für Projektmanagement zur Zusammenarbeit im Team

Wer sich nur ansatzweise nach solchen Stichworten bei Google, im App-Store usw. umsieht, wird erstaunt sein, wie viele solche Dienste es gibt, die zudem auf den ersten Blick fast alle die Anforderungen erfüllen und den anvisierten Zweck bedienen. Schaut man genauer hin, zeigen sich aber schnell Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie Eigenheiten.
Damit bin ich schon bei den Anforderungen, an denen jeder Interessierte (s)ein Tool messen muss. Ich muss/ will daher kurz vorab unsere Ziele und Anforderungen klarstellen.

Folgende Punkte sind (für uns) Pflicht:

Dass die Dienste zuverlässig und meine Daten sicher sowie synchronisierbar sind, setze ich voraus. Der Preis ist mir eher unwichtig, auch wenn es da eigentlich nur nach unten größere Unterschiede gibt. Aber wenn ich 5+ Mitarbeiter damit übersichtlich und strukturiert einsetzen kann, …
Eher unwichtig sind uns Gantt-Diagramme, Arbeitszeitplanung, Meetings, Zeiterfassung. Sicherlich wäre das nett, macht die einfache Nutzung der Tools aber unserer Erfahrung nach schnell zunichte.

• Man sieht, das Tool gibt es nicht auf Deutsch, sondern nur in Englisch. Durch die guten Hilfen und die übersichtliche Optik ist das kein Problem.
• Leider keine Desktop-App, aber intensive Weiterentwicklung.
• Alle Funktionsanforderungen (siehe oben) sind grundsätzlich erfüllt, gut gemacht ist die Kommentarfunktion bei den Aufgaben und die Fensteraufteilung.
• Am meisten stört mich die beschränkte Aufgabensortierung über Projekte hinweg. Das ist die wichtigste Funktion im Praxisalltag. Schade, ansonsten vielversprechend. Damit bin ich raus 😉

• Toll ist, dass Todoist auch offline funktioniert und dann online automatisch synchronisiert. Das können wir wenige Tools. Damit kann man auch im Zug, Flugzeug oder vor Ort damit arbeiten.
• Das Dashboard ist einfach und selbsterklärend. Aber wenn man Projekte und Aufgaben einem anderen Mitarbeiter oder gar mehreren zuweisen will, wird es schon nicht mehr so einfach und kommt schnell an die Grenzen. Auch die Aufgabenübersicht speziell eines Mitarbeiters (via Filter) klappte bei uns so nicht.
• Auch wenn Todoist bei uns lange Zeit unter den Favoriten war, die für uns sehr wichtige Ansicht wie anstehende Aufgaben, die kein fixes Datum haben, ist nicht sooo toll gelöst.
• Auch das Popup für Kommentare, Anhänge usw. war im arbeitsreichen Praxisbetrieb auf Dauer etwas umständlich, das machen andere Tools unserer Ansicht nach besser.
• Dennoch ist es einfaches Tool, das die Funktionen übersichtlich und zuverlässig liefert – auf Deutsch, praktisch auf allen Geräten usw. Wer damit im Alltag besser zurecht kommt, es ist trotz Kreditkartendaten für die Testversion diesen Test wert. Denn iCal-Integration, Doku usw. sind vorbildlich.

• Es gibt nun auch eine App für Mobilgeräte. Wer den Desktop nutzen möchte, muss mit dem Browser arbeiten. Das ist gut gelöst, aber entspricht nicht unbedingt unserem Workflow.
• Etwas unklar bleibt noch, was je nach Version die abgespeckten „einfachen Prozesse“ sind. Für uns hat zumindest im Testzeitraum der Funktionsumfang bei weitem gereicht.
• Nicht so gut hat uns die Ansicht über alle Aufgaben in einem Projekt gefallen. Aber auch das ist Geschmacksache, so dass ich Podio durchaus für einen intensiveren Test empfehlen kann.
• Tipp: in den Einstellungen gleich die Mails deaktivieren, sonst gibt es täglich lästige Mails mit Übersichten. Der Maileingang soll ja reduziert werden, oder?

Stackfield überzeugt durch gelebten deutschen Datenschutz, Verschlüsselung und solide Funktionen zu fairen Preisen.

• Zum Test „Stackfield – die alternative deutsche, verschlüsselte Projektmanagement-Lösung“

Mein Fazit zu Stackfield

• Wer eine Alternative zu Slack, Trello, Podio oder Basecamp mit Fokus auf Sicherheit und Datenschutz sucht, muss sich Stackfield anschauen.
• Solide, aber man merkt den Entwicklungsvorsprung beliebterer Tools.
• Tolle Integration eigentlich einfacher Funktionen wie Timer.

• Tool und Apps wirken durchdacht und ausgereift. Alle Funktionen werden für uns erfüllt, auch die Kommentierung und Anhänge für Aufgaben usw. sind intuitiv nutzbar.
• Über die Optik und das Design kann man streiten. Wir sind durchaus designorientiert und Producteer wird dafür keinen Preis gewinnen – aber das Design stört wiederum auch nicht.
• Wichtige Ansichten inkl. der Aufgabenliste sind sehr gut nutzbar für uns.
• Etwas knapp in Form eines aufklappbaren Chatfensters fällt die Übersicht über die letzten Aktivitäten aller Mitglieder aus. Nur die Browserversion kann die letzten Aktivitäten projektbezogen anzeigen („Actifity“). Die Desktop-App hat das Feture vom August 2014 imer noch nicht.
• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis (grundsätzlich kostenlos) und daher auf jeden Fall einen Test wert.

• Begrenzter Funktionsumfang ist für uns ausreichend.
• Sehr gute Usability, fein gemacht und durchdacht.
• Für uns war der Haken, dass man die Aufgaben nur nach Projekten gegliedert ausgeben kann. Bei 30 und mehr Projekten verliert man so aber komplett den Überblick über die anstehenden wichtigsten Aufgaben. Das ist schade, zumal Flow ansonsten eines der wenigen Tools war, bei dem man ohne Anleitung sofort bis ins Detail zurechtkommt.

• Moxtra schreibt sich ungefragt in die Anmeldeobjekte. Sowas kann ich per se nicht leiden – egal ob sinnvoll oder nicht.
• Etwas doof ist die für uns falsche Zeitzone, da viele zeitbasierte Elemente wie Kommentare dann nicht mehr genau stimmen.
• Gut gelöst ist das Anlegen neuer Aufgaben und Projekte, da man einfach vorige Einstellungen übernehmen kann. Auch wirkt das Tool recht aufgeräumt und strukturiert.
• Für uns ein Problem ist, dass man die Aufgaben nur nach Projekten gegliedert bekommt. Bei vielen Projekten verliert man schnell den Überblick, welche Aufgabe nun dringend ansteht – primär egal welches Projekt.

• Glip ist relativ schnell und einfach zu begreifen. Auch sind einige Funktionen geschickt ausgeblendet.
• Optisch gibt es zudem einige Farbschemas, so dass für jeden Geschmack etwas dabei sein sollte.
• Leider gibt es keine Projektübersicht. Auch sind Aufgaben nur etwas umständlich einem Projekt zuzuordnen. Das sind im Praxisalltag aber wesentliche Teile. Das ist schade, da die Ansätze vielversprechend sind – auch im Hinblick auf die günstige Preisgestaltung.

• übersichtliches, ausgereiftes Tool in diversen Sprachen – auch in Deutsch und das ordentlich.
• Die leere Inbox nach Projektzuordnung entspricht aber nicht unserem Workflow. Wem das nicht stört – testen! GTD-Liebhaber kommen damit sicherlich gut zurecht.

• Solide gemacht, wenngleich von den Funktionen relativ überschaubar.
• Für uns zu wenig, aber durchaus eine Konkurrenz zu Any.do, Carrot, Wunderlist, Things, …

• Eine ausgereifte und umfangreiche App in Deutsch von einer deutschen Firma.
• Für uns fehlen leider Funktionen wie die Kommentare bzw. ein Chat.

Honorable Mentions…

Die folgenden Apps, Tools sind grundsätzlich interessant, fielen aber vorab aus folgenden Gründen durch unser Raster.

Bitrix24

Bitrix24 ist eine Online-Collaborationslösung, die einen funktionsumfang bis zu einem Social Intranet bietet. Diese Marketingaussage stimmt tatsächlich. Es sind theoretisch alle Funktionen an Bord, auch ziehen sie recht clever die Aufmerksamkeit der Sucher von anderen Diensten auf sich.
Im Einsatz kamen wir mit Bitrix24 aber gar nicht zurecht. Dennoch ist es sauber auf Deutsch, optisch und funktionell ausgereift und macht einen sehr soliden Eindruck. Aber teilweise konnte ich für uns zentrale Funktionen gar nicht erst finden. Daher falscher Schwerpunkt für uns.

• https://www.bitrix24.de/

Werkstatt42

Werkstatt42 umfasst leider keine Desktop-App, auch sind Details in „Whiteboards“ und Chat in „Forum“ umständlich ausgelagert. Deutsches Tool, macht grundsätzlich einen ausgereiften Eindruck.

• http://www.werkstatt42.de/

Basecamp

Basecamp ist sehr populär. Es hat einen interessanten, reduzierten Funktionsumfang, aber leider keine Desktop-App. Am besten nutzt man die Google-Bildersuche für Details, denn die gezeichneten Comics auf der Webseite helfen nicht wirklich.

• https://basecamp.com/

Wunderlist Pro/ Business

Wunderlist ist ja gefühlt in aller Munde. Die Pro bzw. Business-Version erweitert die eigentliche To-Do-App um die Teamfunktionen. Aber auch Wunderlist hat keine Desktop-App. Dennoch macht das Tool einen sehr ausgereiften Eindruck. Durch den finanzstarken neuen Inhaber dürfte auch die Weiterentwicklung gesichert sein.

• https://www.wunderlist.com/de/business/

Frontlog

Frontlog macht einen guten Eindruck, wenngleich man auf der Webseite selbst wenig Details sieht. Allerdings konnten wir mangels „Connection“ zum Frontlog-Server das Tool nicht wirklich testen. Das geht gar nicht, ich bin raus.

• http://www.thefrontlog.com/

Project Team Manager

Unter der Domain teamwork.com (!) kann man den recht umfangreichen Project Team Manager testen. Aber das Tool kann keine Aufgabenkommentare, womit wir Kommunikation und Verlauf darstellen möchten.

• https://www.teamwork.com/

Trello

Trello ist sehr beliebt und bei näherem Test sehr flexibel einsetzbar. Denn die verwendeten Karten lassen sich frei bezeichnen, anordnen usw. Damit ist praktisch kaum ein Rahmen oder eine Struktur von Trello vorgegeben. Aber die Kanban-Karten vereinfachen für mich die Sache nicht – ganz im Gegenteil. Ich persönlich komme damit nicht zurecht. Wenn das weniger stört – unbedingt testen, denn die Software wird ihren Weg machen.
Aufpassen sollte man beim Preismodell, da das kostenlose Modell doch ziemlich limitiert ist (Apps, Erweiterungen) und es ansonsten schon bei wenigen Nutzern mit ein paar Zusatzfunktionen wie wiederkehrenden Sachen relativ teuer werden kann. Dafür ist das Tool sehr verbreitet und wird stark weiterentwickelt – solide Wahl.

• https://trello.com/

Slack

Slack funktioniert mit # und @ usw. Durch solche Tags kann man mit Slack recht viele Funktionen recht einfach umsetzen. Auch umfangreiche Erweiterungen und Integrationen ergänzen das beliebte Tool in vielerlei Hinsicht.
Für uns entspricht der Funktionsumfang und die optische Aufbereitung aber nicht den Anforderungen.

• https://slack.com/

Projectplace

Projectplace ist deutsch und sehr umfangreich, arbeitet u.a. mit Kanban-Karten. Aber Projectplace bietet keine Desktop-App. Auf der Webseite gibt es leider auch wieder nur wenig aussagekräftige Comic-Screenshots statt richtige Vorschaubilder.

• https://www.projectplace.de/

Wrike

Wrike kommt wie gefühlt jedes zweite Tool auch aus San Francisco, Paolo Alto. Wrike hat einen Funktionsumfang der sehr gut zu getesteten Tools passt und macht einen guten Eindruck. Aber auch Wrike hat keine Desktop-App. Auch wären Vorschaubilder von Bild-Anhängen in der Praxis gerade bei vielen Anhängen hilfreich.

• https://www.wrike.com/de/

Redbooth

Redbooth bezeichnet sich zurecht als Kollaborations-Software, hat leider auch keine Desktop-App. Ansonsten ist Redbooth aber gut gemacht – auch in Deutsch und mit vielen Einstellungen. Daher haben wir es wenige Tage im Einsatz getestet. Für uns sind die Aufgaben zu sehr fixiert auf ein Datum, einen Tag. Ohne konkrete Datumsangabe gibt die Aufgabensortierung praktisch nichts her – schade. Wer mit fixen Deadlines arbeitet – Redbooth unbedingt testen.

• https://redbooth.com/de/

Trackingtime

Trackingtime hat einen anderen Ansatz, es ergänzt einfache Zeiterfassung mit Team- und Aufgaben-Funktionen. Dazu gibt es viele und schönen Auswertungen für Teams – auch mit Apps auch für den Desktop. Insofern ein alternativer Ansatz. Leider man kann die Aufgaben nicht projektunabhängig sortieren. Somit geht der Überblick bei vielen Projekten ganz schnell gegen null.

• https://trackingtime.co/de/

5pmWeb

5pmWeb hat auch keine Desktop-App. Ich komme persönlich mit dem Design gar nicht klar, daher kein wirklicher Praxistest.

• http://www.5pmweb.com/

Update 2019

ClickUp

Ein sehr aufstrebendes Projektmanagement-System (wieder aus Kalifornien) ist ClickUp. Es ist flexibel aber folgt dem klassischen Aufbau. Zum Test der Projektmanagement-Lösung ClickUp.
Sachen wie Zeiterfassung muss man allerdings mit integrierten, separaten kostenfpclihtigen Lösungen ergänzen. Auch die Mac-Desktop App ist keine wirkliche. Aber immerhin, starker Ansatz, klasse Kernfunktionen.
TIPP!

• https://clickup.com/

Zenkit

Zenkit ist eine deutsche Lösung und vielleicht ansatzweise mit Trello vergleichbar. Auch aus DSGVO- bzw. Datenschutzsicht ist das eine interessante inländische Option.
Wir persönlich kamen bei unserem Test aber nicht mit der Struktur und den Handlung auf Anhieb zu intuitiv klar, wie ich das gerne möchte.

• https://zenkit.com/

Weitere Tools, Apps?

Kennst Du weitere passende Tools, Apps? Dann freue ich mich über Deinen Hinweis per Mail oder in den Kommentaren.
Danke!

Weiterführende Links

• Übersicht inkl. Beschreibung und Vergleiche, Filter (umfangreich, teilweise nicht ganz aktuell)
• Tool-Übersicht in Wikipedia (Englisch, natürlich unvollständig)
• Vergleichswebseite mit vielen Filtermöglichkeiten (Englisch, natürlich unvollständig)